종이 없는 행정 시대, 기업이 준비해야 할 대응 전략

행정의 디지털화는 단순한 내부 혁신을 넘어, 국민과 기업의 일상 전반을 재편하는 거대한 흐름으로 작용하고 있다. 대한민국 정부는 '종이 없는 행정'을 국가 디지털 전환 전략의 핵심으로 삼고 있으며, 이미 공공기관과 지자체는 전자문서 기반 시스템, 전자결재, 전자계약, 모바일 민원, 전자세금계산서 등 다양한 디지털 프로세스를 도입하고 있다. 이러한 변화는 자연스럽게 민간 기업에게도 디지털 문서 기반의 대응을 요구하는 구조로 확장되고 있다. 예를 들어, 기업이 정부 조달에 참여하려면 나라장터 전자입찰 시스템을 통해 문서를 제출해야 하며, 전자세금계산서, 전자계약서, 전자공문 수신 등도 기본 업무로 자리 잡고 있다. 이제 기업은 단순히 IT 인프라를 갖추는 수준을 넘어서, ‘종이 없는 행정 환경에 최적화된 업무 체계와 조직문화’를 갖춰야 하는 시점에 도달한 것이다. 공공과 민간의 문서 유통, 결재, 증빙 방식이 빠르게 전자화되면서, 기업이 준비하지 못하면 각종 행정 절차에서 소외되거나, 비효율적인 업무 방식으로 인해 경쟁력을 잃을 수 있다. 이 글에서는 종이 없는 행정 시대에 민간 기업이 반드시 준비해야 할 전략적 대응 방향과 체크리스트를 구체적으로 살펴본다.

종이 없는 행정시대 대비를 위한 전자문서 환경에 맞춘 기업의 내부 시스템 정비

종이 없는 행정이 실현되기 위해서는 민간 부문의 협력과 참여가 필수적이다. 특히 기업 내부의 문서 시스템이 아직까지 종이 기반에 머물러 있다면, 디지털 행정 시스템과의 연동이 어렵고, 각종 행정 절차에서 반복 작업이 불가피하게 된다. 따라서 가장 우선적으로 해야 할 일은 전자문서 기반 업무환경으로의 전환이다. 이를 위해 기업은 문서 작성, 저장, 공유, 보관, 폐기 전 과정에 대해 디지털 방식으로의 전환 프로세스를 구축해야 한다. 예를 들어, 기존에 출력 후 수기로 서명하던 내부 결재 시스템은 전자결재 솔루션으로 대체할 수 있으며, 협력사와의 계약은 전자계약 플랫폼(전자서명 포함)을 통해 진행해야 한다. 또한 문서를 사내 서버에만 저장하는 방식은 클라우드 기반 전자문서 보관 시스템으로 바꾸어야 장기보존과 접근 편의성, 협업 효율을 확보할 수 있다. 기업이 공공기관과 주고받는 각종 증명서, 세금계산서, 거래 명세서 등도 전자화되어야 하고, 특히 국세청 홈택스, 나라장터, 정부24 등과 시스템 연동이 원활한 구조를 갖추는 것이 중요하다. 이러한 시스템 정비는 단지 편리함을 넘어서, 공공과 민간이 문서기반 업무를 실시간으로 유기적으로 연결하는 전제 조건이며, 이를 기반으로 해야 향후 AI 자동화, RPA 기반 회계처리 등의 고도화된 시스템도 구현할 수 있다.

종이 없는 행정 조직문화와 인적 대응 체계의 혁신

시스템만 바뀐다고 해서 진정한 디지털 전환이 이루어지는 것은 아니다. 종이 없는 행정 환경에 효과적으로 대응하려면 기업 내부의 조직문화와 직원의 디지털 역량도 함께 변해야 한다. 특히 중소기업의 경우, 여전히 문서 작성 후 출력, 수기 결재, 팩스 발송, 등기우편 활용 등의 방식에 익숙한 경우가 많다. 이 같은 아날로그 행정 방식은 직원의 업무 부담은 물론, 처리 속도와 정확성, 비용 측면에서도 불리하다. 따라서 기업은 우선적으로 직원들을 대상으로 전자문서 사용법, 전자계약 프로세스, 정부 전자시스템 활용법 등에 대한 실무 교육을 정기적으로 운영해야 한다. 또한 디지털 전환을 위한 전담 조직 또는 TF 팀을 구성하여, 사내 시스템 점검, 외부 시스템 연동, 내부 규정 정비 등 실질적인 변화를 추진해야 한다. 관리직이나 고위 임원들의 인식 전환도 중요하다. 디지털 시스템을 부담스럽게 여기거나 ‘아직은 종이가 더 익숙하다’는 태도로 접근한다면, 조직 전체가 변화의 속도를 내기 어렵다. 반대로 경영진이 먼저 전자결재를 사용하고, 전자문서 회의를 주도하는 등 톱다운 방식의 변화가 병행될 때, 실무진도 자연스럽게 디지털 행정 환경에 적응하게 된다. 종이 없는 시대에 기업이 경쟁력을 유지하려면, 결국 ‘디지털 친화적 조직문화’를 얼마나 빠르게 구축하느냐가 관건이다.

정책 변화에 대한 민첩한 대응과 종이 없는 디지털 행정 연계 전략

디지털 행정은 계속해서 진화 중이며, 정부는 향후 더 많은 행정 절차를 전자화·자동화·통합화할 계획이다. 예를 들어, 전자계약의 블록체인 연동, 공공입찰 평가의 AI 자동화, 전자세금계산서의 자동 신고 시스템 등이 점차 확대되고 있으며, 민간 기업 역시 이에 발맞춰 법적·기술적 변화에 민첩하게 대응할 수 있어야 한다. 이를 위해 기업은 변화하는 법률, 가이드라인, 기술표준에 대해 지속적으로 정보를 수집하고, 필요 시 법무팀과 IT팀이 협력해 계약 양식, 문서 저장 기준, 인증 체계 등을 업데이트해야 한다. 또한 정부가 제공하는 디지털 지원사업, 클라우드 전환 지원금, 중소기업 전자계약 도입 보조금 등을 적극 활용하면 전환 부담을 줄일 수 있다. 중장기적으로는 기업의 ERP, CRM, 회계시스템 등이 정부 전자행정 플랫폼과 유기적으로 연동되도록 설계되어야 하며, 이를 통해 공공-민간 간 문서 교환 자동화, 세무 정보의 실시간 연계, 입찰 참여의 간소화 등이 가능해진다. 종이 없는 행정은 공공의 문제만이 아니다. 그것은 곧 기업의 일상 업무 방식과 성과 체계에도 직접적 영향을 미치는 구조 변화이며, 이를 인식한 기업만이 디지털 전환의 시대에서 생존하고 성장할 수 있다. 이제 기업은 선택이 아닌 필수로, 종이 없는 시대에 적응하기 위한 내부 전략을 구체화하고 실행해야 한다.