종이 없는 행정을 향한 대학교 행정의 디지털화

대학의 캠퍼스는 더 이상 종이로 가득 찬 서류더미 속에서 행정을 처리하지 않는다. 학생들은 종이로 된 수강신청서나 성적표, 각종 증명서를 직접 발급받기 위해 긴 줄을 서지 않아도 되며, 행정실을 방문하지 않아도 스마트폰이나 컴퓨터만으로 대부분의 절차를 간편하게 처리할 수 있게 되었다. 이러한 변화는 단순한 편의성 향상을 넘어서, 대학교 행정의 전반적인 디지털 전환 흐름의 일환이며, 특히 '무지화(無紙化)'라는 키워드가 핵심으로 작용하고 있다.

수강신청, 성적조회, 재학·졸업증명서, 성적증명서, 장학금 신청, 학사 일정 확인 등 학생이 경험하는 대부분의 학사 행정은 이제 온라인 학사정보시스템, 모바일 앱, 클라우드 기반 전자문서 플랫폼을 통해 전자적으로 처리되고 있다. 이와 같은 디지털화는 대학이 학내 자원의 효율성을 극대화할 수 있도록 도우며, 종이 사용 절감이라는 환경적 효과와 더불어 행정의 신뢰성과 투명성을 동시에 확보하는 결과로 이어지고 있다. 이 글에서는 대학교 행정의 디지털화가 실제로 어떻게 진행되고 있으며, 무지화가 가져온 변화는 무엇인지, 또 어떤 과제가 남아 있는지를 종합적으로 살펴본다.

종이 없는 디지털 학사행정 시스템의 구성

대한민국 대부분의 대학은 자체 학사정보시스템을 중심으로 학사, 행정, 재무 등 모든 업무를 통합된 디지털 환경에서 운영하고 있다. 수강신청의 경우, 정해진 기간 동안 학생들이 웹 기반 포털이나 모바일 앱을 통해 수강 과목을 직접 선택하고 시간표를 구성한다. 과거에는 종이 수강신청서를 제출하고 강의실에 직접 가서 확인하던 방식이었지만, 현재는 실시간 수강 인원 현황, 과목간 시간 중복 자동 차단, 성적 연동 필수과목 경고 시스템 등 디지털화된 기능이 표준화되었다.

성적표 역시 더 이상 종이 인쇄물이 아니다. 학생들은 본인의 성적을 학기 종료 후 포털을 통해 실시간으로 조회할 수 있으며, 성적의 공개, 이의신청, 최종 확정까지의 과정을 디지털 워크플로우 기반의 전자결재 체계를 통해 처리한다. 이는 학사처 직원과 교수자 모두에게 업무 부담을 줄이고, 이력 관리도 자동화되도록 돕는다.

또한 각종 증명서 발급 업무 역시 완전한 전자문서로 전환되고 있다. 예를 들어, 졸업증명서, 재학증명서, 성적증명서, 장학금 수혜 증명서 등은 학생 본인이 포털에서 전자출력하거나, 정부24, 나이스(NICE), 민원24와 연계된 공공 API 기반 시스템을 통해 직접 발급받을 수 있다. 이 문서들은 공인 전자서명과 QR 기반의 진위 확인 기술을 내장하고 있어, 종이 없이도 기관 제출 및 온라인 제출이 가능하며, 보안성과 유효성이 동시에 확보된다. 많은 대학은 이를 통해 종이 사용량을 연간 수십만 장 줄이는 데 성공했으며, 행정 효율성과 친환경 경영의 두 마리 토끼를 잡는 데 집중하고 있다.

 

종이 없는 행정의 장점과 학생 및 교직원 입장에서의 변화

무지화 행정의 가장 큰 장점은 시간, 공간, 비용의 제약에서 자유로워졌다는 점이다. 수강신청부터 성적 확인, 증명서 발급까지 대부분의 학사 절차를 온라인으로 처리할 수 있게 되면서, 학생은 긴 줄을 서거나 교내 행정실을 방문하는 번거로움 없이 필요한 업무를 처리할 수 있다. 이로 인해 학생 만족도와 학사 편의성이 대폭 향상되었다. 또한 디지털 시스템 기반의 자동 알림, 업무 단계별 처리 이력 기록, 전자결재 도입은 학사 오류를 예방하고 행정 투명성도 강화시켰다.

교직원 입장에서도 종이 기반의 업무 부담이 줄어들면서, 단순 반복적인 업무에서 벗어나 데이터 분석, 학생 상담, 교육 콘텐츠 기획 등 고부가가치 행정 서비스에 집중할 수 있는 환경이 조성되었다. 특히 성적입력, 졸업 자격 심사, 이수 학점 계산 등의 업무는 디지털 시스템이 자동으로 처리하므로, 인간의 실수 가능성을 줄이고 정확도를 높일 수 있다.

환경 측면에서도 무지화는 상당한 긍정적 효과를 낳고 있다. 대학교의 종이 사용량은 통상 연간 수십만 장에 달하는데, 디지털 전환 이후 대부분의 대학은 연간 A4 용지 기준 70~90%에 해당하는 절감 효과를 보고 있다. 이는 탄소중립 정책, 지속가능한 캠퍼스 구현, ESG 평가에도 긍정적인 영향을 주고 있다. 다만 일부 학생은 여전히 종이 문서를 선호하거나, 전자문서 열람 시스템의 복잡함, 혹은 모바일 접근성 문제를 지적하기도 한다. 특히 모바일에 최적화되지 않은 포털이나 인증 절차의 복잡성은 디지털 접근성 측면에서 개선이 필요한 영역으로 지적되고 있다.

 

종이 없는 디지털 캠퍼스의 진화 방향

대학교 행정의 디지털 전환과 무지화가 어느 정도 성공적으로 정착하고 있지만, 앞으로의 과제도 분명히 존재한다. 가장 시급한 것은 시스템 간 통합과 표준화 문제다. 현재 대학별로 사용하는 학사정보 시스템이 상이하고, 외부 인증기관(예: 정부24, 나이스, 클라우드 증명 플랫폼 등)과의 연계 수준도 제각각이기 때문에, 학생이 이직, 편입, 유학 등을 진행할 때 서로 호환되지 않는 포맷이나 중복 제출 요구가 발생하는 경우가 있다.

또한 보안성 강화와 전자문서의 장기보존 문제도 중요한 이슈다. 전자 성적표나 졸업증명서는 5년, 10년 이상 장기 보관되어야 하며, 이에 따라 PDF/A 포맷 전환, 백업 체계, 블록체인 기반 위변조 방지 기술 도입 등이 필요하다. 나아가 향후에는 인공지능(AI) 기반 상담 시스템, 챗봇 기반 학사 Q&A, 자동 이수 조건 분석 기능, 예측 졸업 진단 등 디지털 행정의 지능화가 이뤄질 것으로 예상된다.

무엇보다 중요한 것은, 디지털화가 기술 중심이 아니라 학생 중심의 사용자 경험(UX)을 우선하는 방향으로 설계되어야 한다는 점이다. 예를 들어, 모바일 최적화, 다국어 지원, 시각장애인을 위한 음성 안내 기능 등 디지털 포용성 강화가 필수적이다. 대학 행정의 디지털 전환은 단순히 종이를 줄이는 것이 아니라, 교육 서비스의 질을 높이고, 지속가능한 학사 운영 시스템을 구축하는 전략이다. 향후에도 대학이 기술, 제도, 사용자 경험이라는 세 가지 요소를 균형 있게 설계한다면, 디지털 캠퍼스는 더 나은 고등교육 환경으로 진화할 수 있을 것이다.