전자결재 시스템이 종이 없는 행정의 효율성에 미치는 영향

한때는 행정기관의 복도에서 결재 서류를 들고 부서를 오가며 상사의 도장을 받는 것이 당연한 일이었다. 하지만 디지털 행정으로의 전환이 본격화되면서 이 전통적인 결재 방식은 빠르게 사라지고 있다. 지금의 행정 조직은 물리적 결재 대신 전자결재 시스템(Electronic Approval System) 을 통해 업무의 효율성을 극대화하고 있다. 전자결재는 단순한 종이 대체 수단을 넘어, 업무 흐름을 재설계하고 조직 내 협업 구조를 디지털 기반으로 진화시키는 핵심 도구로 작용하고 있다. 공공기관은 물론 민간기업, 학교, 병원 등에서도 전자결재 시스템을 도입하면서 전체 조직의 의사결정 속도, 기록 보존력, 업무 투명성 등이 비약적으로 향상되었다. 특히 대한민국 정부는 전자결재 시스템을 ‘종이 없는 행정’ 실현의 가장 기초적인 디지털 인프라로 보고, ‘온-나라 시스템’, ‘문서24’, ‘정부전자문서유통시스템(G4C)’ 등을 통해 전국적으로 확산시키고 있다. 이 글에서는 전자결재 시스템이 어떤 구조로 작동하며, 구체적으로 어떤 부분에서 행정 효율성에 긍정적 영향을 미치는지를 살펴보고, 실제 사례와 함께 향후 과제까지 분석해 본다.

 

종이 없는 업무의 중심 전자결재 시스템의 구조와 기능

전자결재 시스템은 조직 내에서 발생하는 각종 행정 문서를 디지털 형태로 작성하고, 상급자에게 전자적으로 결재를 요청하며, 승인 후 기록을 자동 저장하는 통합 관리 시스템이다. 기본적으로 이 시스템은 기안 → 검토 → 결재 → 시행 → 보관의 단계를 모두 온라인에서 처리할 수 있도록 설계되어 있다. 대표적인 공공 부문의 전자결재 시스템으로는 온-나라 시스템이 있으며, 이 플랫폼은 현재 모든 중앙부처와 지방자치단체, 공공기관에서 사용 중이다. 교사나 공무원, 공공기관 직원은 업무 계획서, 회의록, 출장 보고서, 예산 신청서, 민원 처리보고 등 다양한 문서를 시스템에 기안한 후, 담당자와 팀장, 부서장에게 차례로 결재를 요청할 수 있다. 각 단계는 실시간 알림으로 안내되며, 결재자는 PC 또는 모바일에서 간편하게 승인을 처리할 수 있다. 이 과정은 모두 로그 기록으로 남아 보안성과 책임 추적이 가능하고, 승인된 문서는 자동으로 기관의 전자문서 보관소에 저장된다. 일부 시스템은 전자서명 기능과 연계되어 법적 효력까지 갖추고 있으며, 결재 속도와 투명성이 크게 향상된다. 이러한 구조는 전통적인 서면 결재 방식에서 발생하던 병목 현상, 문서 유실, 도장 도난, 승인 지연 등의 문제를 원천적으로 차단한다. 전자결재 시스템은 이제 단순한 편의가 아니라, 행정 프로세스의 기본 인프라로 자리 잡고 있는 핵심 시스템이다.

 

전자결재가 실제 행정 효율성에 미치는 영향 – 시간, 비용, 품질의 3대 혁신

전자결재 시스템이 도입된 이후, 행정기관과 조직 내부의 업무 효율성은 눈에 띄게 향상되었다. 첫 번째로, 시간 절약 효과가 크다. 과거에는 문서를 출력하고, 도장을 받아 이동하는 데 최소 수 시간에서 수일이 걸리기도 했다. 하지만 전자결재 시스템에서는 문서 작성 후 클릭 한 번으로 상급자에게 전달되며, 상급자는 장소에 관계없이 언제든지 모바일이나 노트북으로 승인할 수 있다. 이는 특히 출장 중이거나 재택근무 중인 결재자에게도 유효하게 작용하며, 의사결정의 신속성을 크게 높이는 요인이 된다. 두 번째는 비용 절감이다. 종이, 프린터, 복사기, 잉크, 보관함, 우편 비용 등 결재를 위해 소요되던 물리적 자원이 줄어들면서 예산 낭비를 막을 수 있다. 실제로 한 지자체는 전자결재 시스템 도입 후 연간 약 2억 원 이상의 비용을 절감했다고 발표한 바 있다. 세 번째는 업무 품질과 투명성 향상이다. 전자결재 시스템은 문서 이력, 의견 교환, 보완 요청 등을 기록으로 남기며, 부당한 압력이나 생략 없이 업무가 정직하게 이뤄질 수 있도록 한다. 모든 프로세스가 추적 가능하므로, 공무원 스스로도 책임 의식을 갖고 문서를 처리하게 되는 선순환이 이뤄진다. 이는 부정 결재, 이중 결재, 고의적 지연 등의 문제를 방지해 행정의 신뢰성을 높이는 효과로 이어진다. 이처럼 전자결재는 단순한 편의성이 아니라, 시간·비용·품질 3가지 측면에서 명확한 혁신을 실현하고 있는 것이다.

 

종이 없는 스마트 행정의 기반 전자결재 시스템의 과제와 향후 발전 방향

전자결재 시스템이 주는 이점은 분명하지만, 완전한 디지털 결재 환경을 실현하기 위해서는 여전히 해결해야 할 과제가 존재한다. 첫 번째는 기관 간 시스템 호환성 문제다. 현재 부처나 지자체마다 사용하는 전자결재 시스템의 종류와 설정 방식이 다르기 때문에, 문서를 외부 기관에 연계하거나 공통 포맷으로 공유하는 데 제약이 따른다. 이를 해결하기 위해 정부는 ‘범정부 공통 전자결재 표준안’을 수립하고, API 기반 시스템 연동 기술 도입을 추진하고 있다. 두 번째는 보안과 개인정보 보호다. 결재 시스템에 올라오는 문서는 대부분 민감한 행정 정보이므로, 전자서명 인증, 문서 암호화, 접근 권한 분리, 접속 이력 기록 등의 보안체계를 강화해야 한다. 세 번째는 사용자 편의성과 접근성 향상이다. 고령의 공무원, 정보 취약 계층, 지방의 소규모 행정기관 등은 여전히 전자결재 시스템 사용에 익숙하지 않거나 인프라가 부족한 경우가 많다. 이에 따라 정부는 모바일 친화적 UI 개발, 디지털 역량 강화 교육, 클라우드 기반 경량 시스템 보급 등을 통해 접근성을 높이고 있다. 향후에는 인공지능이 결재 내용을 사전 분석하고, 이상 징후를 감지하거나 자동화된 문서 초안을 제공하는 AI 결재 도우미 기능도 실현될 수 있다. 전자결재는 단순한 디지털화 도구가 아니라, 공정하고 효율적인 스마트 행정을 위한 핵심 인프라이며, 이를 잘 활용하는 조직일수록 미래 행정에서 경쟁력을 갖추게 될 것이다.