학교도 디지털화를 통한 종이 없는 행정 시스템 도입

대한민국의 학교 현장은 오랜 시간 동안 종이 중심의 행정 시스템에 의존해 왔다. 출석부는 손으로 체크했고, 성적표는 프린트해 인쇄소에 의뢰했으며, 공문은 출력 후 도장 날인 과정을 거쳐야만 결재가 가능했다. 학부모 상담기록, 생활기록부, 성적처리, 시간표 관리, 수업계획서 등 수많은 서류가 손으로 작성되어 교무실 책상 위에 쌓여만 갔다.

 

하지만 시대는 빠르게 변했고, 코로나19 팬데믹을 기점으로 교육의 디지털 전환이 급물살을 타게 되었다. 특히 학교 내의 교무업무도 더 이상 종이에 의존할 수 없는 환경이 조성되면서, 전국의 초·중·고등학교는 점차 ‘종이 없는 행정 시스템’을 도입하고 있다. 이 변화는 단지 서류를 줄이자는 차원을 넘어, 교사의 업무 효율성 향상, 행정 처리의 신속성, 학생 정보의 정확한 관리, 그리고 교육자료의 디지털 축적 가능성이라는 다방면의 이점을 가진다. 교육부는 이를 제도적으로 뒷받침하기 위해 다양한 디지털 교무 시스템을 확대 적용하고 있으며, 각 시도교육청도 관련 예산과 인프라 구축을 추진하고 있다. 종이 없는 학교 행정 시스템은 결국 교사가 본연의 역할인 ‘수업’과 ‘학생 지도’에 더 집중할 수 있도록 만들며, 교실의 변화를 넘어 교육 환경 전체를 바꾸는 핵심 동력으로 작용하고 있다.

 

종이 없는 행정 교무업무 시스템이란 무엇인가

종이 없는 교무업무 시스템이란, 교사가 수행하는 행정 업무 전반을 종이 없이 디지털로 처리할 수 있도록 만든 통합 행정 플랫폼을 의미한다. 이 시스템은 보통 출결관리, 성적처리, 생활기록부 작성, 공문 수신 및 발신, 시간표 관리, 상담기록 저장, 수업자료 관리, 연수이력 통합 등 다양한 기능을 포함하고 있다. 가장 대표적인 사례는 교육부가 도입한 나이스(NEIS: National Education Information System) 시스템이다. 이 시스템은 대한민국의 모든 초·중·고등학교에 기본적으로 적용되며, 교사와 행정실 직원이 모든 업무를 디지털 기반으로 처리할 수 있도록 지원한다. 예를 들어, 교사는 NEIS를 통해 학생 출석부를 모바일로 기록할 수 있으며, 성적 처리 역시 엑셀이 아닌 온라인 상에서 입력과 분석이 가능하다. 공문 발송과 결재도 전자결재 시스템으로 진행되어, 더 이상 인쇄 후 날인하는 번거로운 과정을 거치지 않아도 된다. 최근에는 클라우드 기반 학교 행정 서비스, 전자문서 보관 시스템, 모바일 교무업무 앱까지 등장하며 사용 편의성도 급격히 향상되고 있다. 이처럼 종이 없는 교무업무 시스템은 학교 행정의 속도와 정확도를 높이고, 교사 간 정보 공유를 원활하게 하며, 반복적이고 비효율적인 업무를 줄여주는 핵심 수단으로 자리잡고 있다.

 

종이 없는 행정 교무업무 실제 도입 사례

전국적으로 종이 없는 교무업무 시스템을 도입한 사례는 점차 증가하고 있으며, 특히 수도권과 주요 광역시를 중심으로 빠르게 확산되고 있다. 예를 들어, 서울시교육청은 2022년부터 ‘클라우드 기반 스마트 교무실 구축 사업’을 추진하면서, 종이 없는 교무환경 조성에 앞장서고 있다. 이 사업을 통해 참여 학교들은 모든 교무 문서를 클라우드에 저장하고, 교사는 개인 계정으로 언제 어디서나 문서에 접근해 업무를 처리할 수 있는 환경을 갖추게 되었다. 또한 울산광역시교육청은 모바일 교무업무 지원 시스템을 시범 운영하며, 등하교 출결 체크, 급식지도, 생활기록부 메모 작성 등을 스마트폰으로 가능하게 만들었다. 이러한 변화는 교사들의 반응에서도 확인할 수 있다. 실제로 한 초등학교 교사는 “출석부를 인쇄하지 않아도 되고, 성적을 입력하면 자동으로 평균과 석차가 계산돼서 훨씬 수월해졌다”고 말한다. 또 다른 중학교 교사는 “생활기록부나 상담기록을 디지털로 입력하면, 과거 기록도 쉽게 확인 가능해 누락이 줄어들고, 업무 시간이 절반 이하로 줄었다”고 평가했다. 학부모 입장에서도 이러한 시스템 덕분에 성적표를 가정통신문으로 받는 대신 스마트폰으로 바로 확인할 수 있게 되었고, 학교와의 소통 역시 더욱 신속하고 투명해졌다는 장점이 있다. 이처럼 실제 학교 현장에서의 종이 없는 교무업무 시스템 도입은 단순한 효율성 개선을 넘어, 교육 행정의 패러다임 자체를 바꾸고 있는 중대한 흐름이라고 할 수 있다.

 

디지털 격차를 넘는 교육행정 혁신을 위한 과제

종이 없는 교무업무 시스템이 가져다주는 효과는 분명하지만, 이 시스템이 전국적으로 완전히 정착되기까지는 아직 넘어야 할 과제도 존재한다. 첫 번째는 학교 간 인프라 격차 문제다. 일부 농어촌이나 도서 지역의 학교는 여전히 인터넷 환경이 불안정하고, 교무실의 하드웨어 성능이 낮아 디지털 시스템을 제대로 활용하지 못하는 경우가 있다. 두 번째는 사용자 숙련도와 인식의 문제다. 특히 50대 이상의 교사들은 새로운 시스템 사용에 대한 거부감이 존재하며, 일부는 여전히 수기 방식이나 오프라인 결재를 선호하기도 한다. 세 번째는 보안 및 개인정보 보호 문제다. 학생의 생활기록부, 상담기록, 건강정보 등은 민감한 개인정보이기 때문에, 클라우드나 전자문서 시스템 도입 시 높은 수준의 보안 관리가 필수적이다. 이를 해결하기 위해 교육부는 학교 정보화 인프라 개선 예산 확대, 교사 대상의 디지털 역량 강화 연수 프로그램 운영, 보안 가이드라인 강화 등의 대책을 추진하고 있다. 향후에는 인공지능을 활용한 생활기록 자동 분석 시스템, 학습진단 기반 교무 지원 도구, 학부모-학교 실시간 소통 플랫폼 등도 함께 발전할 것으로 보인다. 종이 없는 교무업무 시스템은 단순한 업무 절차의 개선을 넘어, 교사와 학생, 학부모가 함께 연결되는 디지털 교육 생태계의 핵심 구성 요소가 될 것이다. 진정한 교육혁신은 종이 없는 행정에서 시작되며, 그 변화는 이미 현실이 되고 있다.